巧用office2007维护审计信息安全

随着“金审工程”的全面运行, 计算机 辅助审计在 审计工作 中的位置日益重要, 计算机 信息 安全 的重要性越来越明显。数据安全又成为审计人员实现计算机信息安全的关键。

下面以 Microsoft office2007 为例，介绍一些审计人员常用的文档处理方法。

一、文档安全方面

工作中，我们经常遇到电脑突然断电文档还没保存，或者在打开某文档时系统提示文档已损坏，影响工作效率。下面列举几个解决办法：

（一）改变Word定时存盘的时间间隔

在 office2007 中内置了定时存盘的功能，每过一段时间如果用户没有存盘，软件就会代为执行，非常方便。但Word中默认的定时存盘时间间隔较长，由于时间越短，Word保存文档越频繁，在Word中打开文档后出现断电或类似问题时，能够恢复的信息就越多，所以我们完全可以自行设置，从而提高工作效率。具体操作如下：

（1）依次单击Office按钮→“Word选项”按钮

（2）在打开的“Word选项”对话框中切换到“保存”选项卡，在“保存自动恢复信息时间间隔”编辑框中设置合适的数值，并单击“确定”按钮。

（不要把这个间隔时间设置得太短，频繁的保存，一来浪费时间，二来损伤硬盘）

（二）恢复自动保存的文档

如果设置Word自动定时存盘，并且在时间间隔内设置了定时存盘的时间，那么，即使遇到所有在发生断电或类似问题时处于打开状态的文档此时都会显示出来，并且以自动保存1、自动保存2、自动保存3……方式打开，只会丢失了最后一次“自动恢复”保存之后所做的修改，接下来你所要做的是赶紧将它们存盘就可以了。

（三）恢复受损文档中的文字

如果我们在试图打开一个文档时，计算机无响应，则该文档可能已损坏。但是，有时候，我们的文档虽然损坏了，我们仍然可以从中恢复受损的文字，以防止丢失工作成果。具体操作如下：

（1）点击“Office按钮”，单击“打开”。

（2）在“查找范围”列表中，单击包含要打开的文件的驱动器、文件夹或Internet位置。　

（3）在文件夹列表中，定位并打开包含文件的文件夹，选择要恢复的文件。

（4）单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“打开并修复”。

二、保密方面

当我们打开Word时，只要用鼠标点击“Office按钮”，默认情况下Word会列出最近使用过的文件。出于审计工作保密的需要，我们往往不希望别人看到自己最近编辑过的文件。

（一）清除使用记录

（1）依次单击“Office按钮”→“Word选项”按钮

（2）在打开的“Word选项”对话框中切换到“高级”选项卡，在“显示”选项组中第一条“显示此数目的最近使用的文档”中数值设定为“0”，并单击“确定”按钮。

即使这样做，在一般情况下，Windows的“开始”菜单中“最近使用过的项目”子菜单会列出用户最近使用过的所有文件，对敏感内容应及时予以清除。我们可以通过右键点击“开始”，选择“属性”，在“开始菜单属性”选项卡中点击“自定义”，不勾选“最近使用过的项目”按钮即可。

（二）给文档设置密码

在审计工作中，如果不希望那些未经授权的用户使用你的保存文档，可以给它设置密码。步骤如下：

（1）依次点击“Office按钮”→“准备”→“加密文档”

（2）在弹出的密码栏中输入密码，确认输入后即可。

需要说明的是，Word提供了两种类型的密码用于文件保护：“打开权限密码”  ——限制未经授权的用户打开文档；“修改权限密码”——限制未经授权的用户对文档作修改，没有修改权限密码的用户只能以只读方式打开文档。两种密码是相互独立的，可以根据自己的需要分别设定。上一种密码设置只是设置了“打开权限密码”，“修改权限密码”则要通过另存文档的方式设置。