做好新形势下档案工作、建设档案强国的纲领性指导文献
作者：国家档案局局长、中央档案馆馆长 杨冬权
最近，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》）。这是1994年以来中共中央办公厅、国务院办公厅印发的第一个关于档案工作的文件，是新中国历史上党中央、国务院全面系统指导档案工作的又一个纲领性重要文献，体现了党中央、国务院对档案工作的高度重视和巨大支持。这一文件高瞻远瞩，总揽全局，着眼改革，把握重点，适应全面深化改革的新需要和档案工作发展的新变化，对档案和档案工作的重要性作出了新概括，对各级党委政府和各地区各部门各单位如何重视、支持档案工作提出了新要求，对如何进一步完善档案工作体制、健全三个体系、加大支持力度提出了一系列明确而具体的措施，吸收了新阶段、新环境下全国档案部门正确解决了问题所获得的新经验，创造新话语、新体系，更新、发展、丰富了中国特色档案工作理论与体系，为我国档案事业规划了新格局，画出了新蓝图，建立了新坐标，树起了新标杆，为我们如何深化档案工作改革、建设档案强国画出了路线图，对做好新形势下档案工作、建设档案强国具有重要的指导作用和强大的推动作用，将使各级党委政府和各地区各部门各单位更加重视和支持档案工作，使各级档案部门更有方向、更有目标、更有动力开展档案工作，从而推进我国档案事业进入新境界，迈上新台阶。《意见》是我国档案事业发展历史上又一个具有里程碑意义的重要指导文献。
《意见》开始起草于2009年，起草和修改过程中曾参考了近几年党中央、国务院和中办、国办关于加强其他工作的意见的体例和写法，参考了各省、市、自治区以“两办”名义下发的有关加强档案工作的意见，召开过各省、市、自治区档案部门负责人座谈会，两次下发各省、市、自治区，各中央国家机关和中央企业档案部门征求修改意见，大的修改曾几易其稿，小的修改不计其数，有关部门在印发前，又曾多次征求文件涉及到的有关中央部委的修改意见。因此可以说，这个文件是集各地档案工作实际经验、集全国档案工作者集体智慧的产物，是体现社会各方面对档案工作关心与支持的一个结晶。
《意见》除总论外，共有5个部分23条5700多字。其主要内容可以概括为3句话，即：完善工作体制，健全三个体系，加大支持力度。
我从以下8个方面谈自己对《意见》的学习体会。
1.《意见》对档案和档案工作的地位与作用作了新概括
这主要体现在总论部分。关于档案的地位与作用，《意见》说：“档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。”这是根据这些年我们党实行一系列惠民政策后，档案内容出现了很多涉及民生的新内容、档案利用出现了人民群众成为利用主体的新变化等情况而对档案地位与作用作出的新概括，其重点是增加了档案是人民群众各方面情况的真实记录、是维护人民群众根本利益的重要依据这一新提法，表明档案不但是党和国家各项工作的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家根本利益的重要依据，而且也是人民群众各方面情况的真实记录，是维护人民群众根本利益的重要依据，从而突出强调了档案与人民群众的紧密关系和对人民群众的重要作用。
关于档案工作的地位和作用，《意见》说：“档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。”“做好新形势下档案工作，对于推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权益，提高党的执政能力和政府管理水平，具有重要意义。”在地位方面，突出强调了档案工作具有“不可缺少”的“基础性”地位，而不是一项可有可无的补充性、装饰性工作；也突出强调了做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责，而不只是档案部门的职责。在作用方面，重点概括了4个主要方面的作用，一是推动经济社会科学发展，这包括经济建设、文化建设、生态文明建设等；二是维护国家安全和社会稳定，这包括社会建设；三是维护人民群众合法权益，这是近些年档案重要作用的新体现，也是我们这几年重点强调的，强调这一点也是为了突出档案与人民群众的紧密联系；四是提高党的执政能力和政府管理水平，这包括政治建设、党的建设、军队和国防建设以及其他各项工作，直接体现着我们国家的第五个现代化——国家治理体系和治理能力的现代化。目前，在我国，档案和档案工作已成为社会运行和国家治理的基本要素之一和基础支撑之一，像毛细血管那样分布到国家和社会的各个领域，并以前所未有的深度和广度，支撑、影响、改变着经济发展、社会运行和人民生活，推动社会管理创新，促进国家治理体系和治理能力的现代化。《意见》对档案工作作用的新概括，不仅把档案工作同经济社会发展联系起来，同维护国家安全、维护社会稳定联系起来，而且还同维护人民群众合法权益联系起来，同提高党的执政能力、提高政府管理水平联系起来，既涵盖了档案工作对社会各方面的作用，又突出了几个重点领域、重要方面，符合近几年我国档案工作作用既覆盖到过去的各个旧领域、又延伸到当今一些新领域的新变化，符合档案工作的当前实际和未来趋势，对我们正确地、全面地认识档案工作作用，有针对性地积极主动做好档案工作，具有重要意义。
2．《意见》指出了档案工作在新形势下面临的主要问题
《意见》说：“当前，面对新形势新任务新要求，档案工作还存在一些不适应的地方，主要是：一些地区和部门不够重视档案工作，档案事业发展的保障条件需要进一步改善，档案收集模式、管理手段、服务机制需要进一步创新，档案干部队伍素质需要进一步提高”。这实际上指出了档案工作在新形势下面临的主要问题，重点的有4方面的问题，简单地可以概括为：一是不够重视。也就是一些地区和部门不够重视档案工作，没有把档案工作看作是不可缺少的基础性工作，作为自己的重要职责，而看作可有可无，说起来重要，忙起来不要。二是保障不足。有的无人分管或只分工不真管，没有领导保障；有的不给足够的基建经费、设备经费、业务经费，没有经费保障；有的不按规定设机构、给编制、定职能、配人员，没有行政保障等等。三是档案收管用不到位。也就是档案的收集模式、管理手段、服务机制还是老一套，没有适应新情况新变化而加以创新，因而还不到位，不能有效地把档案收全、管好、用活。四是人员素质不高。主要是现在档案内容大大丰富了，载体形态和管理、利用手段大大改变了，档案工作覆盖的领域和档案工作发挥作用的领域大大延伸了，但档案人员的思想观念、知识结构、技术手段、管理办法都没有相应的改变，人员素质没有得到相应的提高，因而影响档案工作的有效开展和有效服务。这些问题在各地区各部门各单位都较普遍地存在，是当前档案工作中的实际情况。《意见》明确指出了这些主要问题，有利于我们今后有的放矢地采取针对性措施，去解决这些问题，改进档案工作现状，进一步提高档案工作水平。
3．《意见》提出了做好新形势下档案工作的总要求
《意见》指出：“要深入贯彻落实党的十八大和十八届三中全会精神，以邓小平理论、‘三个代表’重要思想、科学发展观为指导，以建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系为目标，进一步完善档案工作体制机制，加大对档案工作的支持保障力度，推动档案事业科学发展”。这是对做好新形势下档案工作提出的总要求，或者说是指导方针，同时也是这个文件的总纲，或者说是核心内容。这段话可以浓缩成3句话：完善工作体制，健全三个体系，加大支持力度。这个总要求或者说是指导方针，将在今后一个较长时期内对全国档案工作起着重大指导作用，成为今后一个时期内我国档案工作新的着力点和新的努力方向。
4．《意见》对档案工作体制有新提法
《意见》的第一部分，是完善档案工作体制机制，共有5条。
第一条是坚持统一领导、分级管理原则。第一次明确提出要“坚持并不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制，确保分工明确、各司其职，密切配合、形成合力，促进档案事业协调发展”。这里说的档案工作体制，核心是3句话：
一是党委和政府领导。这就明确了档案工作既归党委领导，又归政府领导；既是党的工作，又是政府工作，一般的应由党委牵头领导。这种领导体制，是从1959年我国实行党政档案工作统一领导体制后一直实行的。这一领导体制，符合我国国情，有利于档案工作的统一领导和高效开展。
二是档案部门归口负责。我国不仅在县以上各级行政区域设有档案行政管理部门和国家综合档案馆，而且在各个机关、企业、事业单位、社会组织设有档案室，负责管理本行政区的档案事务和开展本单位的档案工作。因此，我国档案工作统一由档案部门归口负责。各行政区的档案工作监督指导统一由各级档案行政管理部门专门负责，各行政区的各部门重要档案统一由本级国家综合档案馆集中管理，各单位的各类档案统一由本单位档案室集中管理。档案部门是档案工作的主管部门，在档案工作上负总责、负全责。这样，既可以防止档案工作政出多门、无人负责，又可以防止档案多头管理、分散流失。
三是各方面共同参与。档案是在各项工作中形成的，档案工作是各项工作的组成部分，因此，档案工作也需要各个单位、社会各个方面的共同参与和重视支持，单凭档案部门单打独斗，很多问题解决不了，档案工作难以从根本上做好。因此，档案工作必须有各方面的共同参与。
档案工作体制的这3个方面，是一个有机整体，不可割裂，单纯强调哪一方面，都不完整，都不全面，都不正确。
对档案工作体制的这一表述，是第一次出现在党和国家的档案工作文件中，是一种新的概括、新的提法，对档案工作体制中的各方面主体作了明确规定，对各个主体的角色和应负的责任作了明确定位。各级档案部门要明确自己的定位，找准自己的位置，积极履行好自己“归口负责”的职能，同时努力争取党委政府或本单位党政领导对档案工作加强领导，努力争取档案形成部门、档案利用部门以及其他相关部门共同参与，不断把档案工作做得更好。
第二条是切实提高档案行政管理部门依法履职能力。特别强调“各级党委和政府要为本级档案行政管理部门依法履行档案行政执法职能提供条件”。这应该包括赋予其行政执法职能、为其配备行政执法人员、为其创造行政执法的其他各项条件等。各级档案行政管理部门要向本级党委政府积极争取这些支持。同时《意见》也对各级档案行政管理部门提出了工作要求，包括：“依法管理本行政区域内机关、单位的档案事务，严肃查处各类档案违法案件”“积极指导国有企业开展档案工作，引导、帮助非公有制经济组织和社会组织做好档案工作；积极创建基层档案管理新模式，拓展档案工作新领域”。各级档案行政管理部门要按照这些要求，主动履职，特别是要注意在新的历史条件下，积极引导和帮助非公有制经济组织如民营企业、新型社会组织如农民专业合作社等做好档案工作，不断拓展档案工作的新领域，做到档案形成到哪里，哪里需要档案服务，档案工作就开展到哪里。
第三条是扎实推进各级国家综合档案馆建设。强调“县级以上党委和政府是本级国家综合档案馆的建设主体，要按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求”，建设国家综合档案馆，消除“无库馆”“危房馆”现象。这是在我们党和国家的档案工作文件中，第一次明确县级以上党委和政府是本级国家综合档案馆的建设主体，明确了县级以上党委和政府在建设本级国家综合档案馆方面责无旁贷的主体责任。尚没有建成符合要求的综合档案馆的地方，档案部门要主动积极地向党委政府汇报这一要求，争取党委政府尽快按照这一要求建设好综合档案馆。
在我国现行档案馆的设置体系中，处理好综合档案馆和专业档案馆的关系是一个极为重要的问题。《意见》强调了3个方面：
一是强调要“统筹规划、科学设置并严格审批建立同级专业档案馆，明确规定档案接收范围，防止重复建设和资源分散”。
二是强调“有条件的国家综合档案馆要通过整合档案目录、档案信息、档案实体和设置分馆等形式，整合本级其他专业档案馆的档案资源”。这为各级各类档案馆在各有分工并各有侧重的基础上整合档案资源、处理好各自关系指明了新的路径和方法。各级各类档案馆应该积极尝试按照这些新的路径和方法去整合档案资源，实现档案资源共享。
三是强调“各级专业档案馆接受同级档案行政管理部门的监督指导”。这就明确把各级专业档案馆置于档案行政管理部门的监督指导之下，可以有效防止出现有的专业档案馆自行其是不服从同级档案行政管理部门监督指导的情况。各级专业档案馆都要按照这一要求，摆正位置，自觉接受同级档案行政管理部门的监督指导，理顺档案管理关系。各级档案行政管理部门也要按照这一要求，积极地、理直气壮地行使对同级专业档案馆的监督指导职能，不使这一职能受到削弱甚至偏废。
各级国家档案馆是我国档案工作的主体。接收并提供利用档案，是档案馆的主要功能。《意见》第三条还要求：“各级国家综合档案馆要依法集中接收保管本级党政机关、企事业单位、社会组织的各类档案(包括电子档案，下同)及政府公报等政府公开信息，同时不断扩大档案接收范围，接收本级各单位所属机构的档案；按规定向社会提供利用，切实提高档案公共服务能力”。这里，对国家综合档案馆的接收范围，重点强调了3点：一是各种机构的档案，不但包括本级的党政机关、企业、事业单位、各种社会组织，而且包括这些机构的一些所属机构，也就是重要的二级机构；二是各种载体的档案，特别是包括电子档案；三是包括政府公开信息，即已公开的政府现行文件。各级国家综合档案馆要按照以上这些要求，修改接收范围，依法集中接收相关档案。
第四条是建立档案室工作新格局。这一条对各法人单位做好本单位档案工作提出了要求：“各级党政机关、企事业单位(包括境外派出机构)、社会组织，要根据工作实际需要，加强档案管理工作，做好本单位本系统的文件收集、整理、归档工作，集中收集保管本单位各类档案并提供利用，开展档案数字化、档案编研、档案业务交流、人员培训等，按规定向同级国家档案馆移交档案”。“各级党政机关、企事业单位要大力支持档案部门加强统筹协调和业务指导，确保归档文件材料符合要求；把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。”这些要求，既是对各单位领导提的，也是对各单位档案部门提的。按照这些要求做好本单位档案工作，既是各单位领导的职责，也是各单位档案部门、档案人员的职责。各单位专兼职档案人员要积极争取本单位领导为做好档案工作提供必要支持，同时也要按照这些要求，认真全面地履行自己应尽的各项职责。特别是其中有些职责、任务，是以前的党和国家档案工作文件中没有提到的，是新形势下党和国家对机关档案工作提出的新要求，如开展档案数字化、档案信息化，实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导等，对这些新的工作职责一定要与时俱进地履行好、完成好。
这一条还要求“有条件的地方要对机关档案机构和人员进行有效整合，进一步降低行政成本，提高工作效能”。这主要指的是对集中在一起办公的党政机关，可以不必每个机关都单设档案室，而可统一设立文件中心或联合档案室等档案机构，集中办理同一办公区内各机关的档案归档、保存、管理、提供利用等事务。这是未来机关档案工作必走的科学化、合理化道路。有条件的地方现在就应做起来。另外，这一条还要求“村、社区及其区域内的非公有制经济组织、社会组织要设立档案室或指定专人负责档案工作，收集保管本单位档案并提供利用”。这样，就保证了档案工作实现对全社会所有法人单位的全覆盖。从机关讲，上自中央国家机关，下到村支部、村委会、居委会、社区管委会；从企业讲，不管是公有制的企业，还有非公有制的企业；从社会组织讲，不管是全国性的社会团体，还是行业性或地区性的社会团体以及某个行业的地区性团体，只要他们是经过合法机关批准登记的法人单位，只要他们从事社会或经济活动，就应该建立档案工作，有人甚至有机构来从事档案的收集、管理与利用。
第五条是规范并支持社会力量参与档案事务。这是一个新的提法、新的内容，以前的党和国家档案工作文件中都没有这样提过，更没有专门讲过这个问题。这体现了档案工作的新变化、档案工作社会环境的新变化以及我们对档案工作认识的新变化。怎样规范并支持社会力量参与档案事务呢？这一条中至少提出了6个方面：
一是“充分发挥档案学会等社会组织的作用”。
二是“推广政府购买服务，凡属事务性管理服务，引入竞争机制，通过合同、委托等方式向社会购买”。这是党的十八届三中全会关于全面深化改革的决议的新精神，今后要在档案部门全面贯彻。各级档案部门要积极按照这条新的要求，把自己的工作系统地梳理一下，排排队，看哪些服务可以向社会购买，用社会力量来开展，以解决档案部门多年来只增任务不增编制、人少事多、人手不足的矛盾。
三是“规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务”。这是对近些年新出现的有关情况而提出的新要求。这几年，不少非档案系统的中介机构、专业机构参与档案事务，进行档案保管、档案编研、档案整理与数字化扫描、档案信息化系统维修或托管等，其中有些机构具有复杂背景，有些机构管理不严、违规操作，给我国档案信息安全带来很大隐患，有的甚至造成了失泄密事故，给党和国家利益造成损失。各级档案部门必须按照“规范并支持”的明确要求，对中介机构、专业机构参与档案事务认真进行规范，严格加以管理，根除安全隐患，把安全作为“规范和支持”的前提，只有安全可靠的才予以支持，安全方面不可靠的一律不支持、不允许、不放行、不使用。
四是“支持企业、社会组织和个人依法设立档案事业发展基金”。这也是根据近年新出现的情况而提出的。目前个别档案部门已经吸收社会基金设立了档案事业方面的基金，有的正在筹备设立。只要投资者没有附加政治条件，又有利于促进档案工作开展和档案事业发展，国家应予支持。有关档案部门要按照这条要求，严格加强对基金的规范管理，管好用好基金，用正确的钱，正确地用钱，并用到正确的地方，防止基金使用中出现各种违法违纪问题。
五是“支持有条件的家庭建立家庭档案”。有条件的家庭建立家庭档案，是近年出现的一种新生事物。家庭档案的建立，调动了很多家庭的建档积极性，并为国家、为社会、为家庭积累了大量的档案资源，不但有利于家庭，而且也有利于国家、有利于社会。各级档案部门要继续以各种形式，大力支持有条件的家庭建立家庭档案，让我国档案资源实现从国家、法人单位向家庭、向个人的延伸和覆盖，让档案工作活跃于社会的每一个细胞，植根于社会的最基层和社会最广大、最深厚的土壤中，牵手亿万群众，从而获得无限生机和蓬勃活力。
六是“支持个人保管、展示其收藏的档案，并向国家档案馆捐赠或寄存档案，对捐赠重要、珍贵档案的，给予一定奖励”。这些年，我国一些地方出现了“家庭档案馆”或“个人档案馆”，《意见》中明确予以支持。今后，各级档案部门对家庭或个人建立档案馆、保管并展示其收藏的档案资料的，应该允许、支持和鼓励。同时，对向国家档案馆捐赠重要或珍贵档案的，要按此要求“给予一定奖励”。当然，《意见》也明确要求各级档案行政管理部门对家庭和个人档案中对国家和社会有保存价值或应当保密的档案，依法加以监督和管理。
5．《意见》对档案资源体系建设提出了新措施
《意见》的第二部分，是建立健全覆盖人民群众的档案资源体系，共有4条。
第六条是加大档案收集整理力度。重点提出3方面要求：
一是“各地区各部门各单位要把档案工作与其他工作同规划、同部署、同落实，做到全面覆盖”。比如在部署农村土地确权颁证工作时，同时部署土地确权颁证档案工作。这是对各级领导的全方位要求，可以确保档案收集齐全。
二是“各级党委和政府成立专项工作机构或协调机构时，根据需要吸收档案部门参加，确保建立档案与开展专项工作同步进行”。例如在成立奥运会筹委会、集体林权制度改革领导小组时，吸收档案部门参加。这样做，有利于档案部门提前介入，从头参与，从根本上保证重大专项工作的档案收集齐全。
三是“县级以上各级档案行政管理部门要加强对档案收集整理工作的监督指导，特别是对重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科技项目、重大生态保护项目以及新领域、新专业、新机构、新社会组织等，要监督指导有关方面及时建立档案工作制度”。
第七条是完善归档制度。重点强调了以下3点：
一是各单位档案机构要“及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表，报同级档案行政管理部门审核后实施。”过去由于没有这类规定，各单位的文件归档范围和保管期限表都未报送同级档案行政管理部门审核，以致有些制定得不全面、不科学、不合理。有了这一明确要求后，各单位档案部门今后应该自觉地做好两件事：一是不但及时制定或修订文书类、而且及时制定或修订其他专业类（如财会类、科技类、基建类、声像类、电子类等）文件材料的归档范围与保管期限表；二是将它们报同级档案行政管理部门审核，并在审核批准后实施。各级档案行政管理部门要切实、认真、大胆地履行好这一新的职责。
二是“凡是应归档的文件材料”包括各种载体的，“要向本单位档案机构移交，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档”。各个档案室都要根据这一条，理直气壮地向任何部门和个人收集应归档的各类文件材料。
三是“对损毁、丢失档案的，档案行政管理部门要依法查处，并督促档案形成单位积极予以补救”。这条关于补救的要求，是以前党和国家档案工作文件中从来没有的内容，是根据这些年出现的新情况而提出的新要求。因为不少单位历史上因各种原因把涉及个人各种权益的档案、涉及本单位历史的档案损毁了或者丢失了，以致很多人的个人权益受到损害，很多单位的历史成为空白。今后，对发生这种情况的，档案行政管理部门除了依法查处外，还必须督促档案形成单位，通过征集、复制、补制等各种办法，进行补救，尽可能地恢复档案面貌，弥补档案损失，保证相关人的合法权益不受损害，促进社会和谐稳定。
第八条是重视做好民生档案工作。这是在党和国家关于档案工作的文件中第一次对做好民生档案工作提出要求。其中分别对各级档案行政管理部门、档案馆和档案室如何做提出了具体要求。
第九条是科学整合档案信息资源。重点强调了3个方面：
一是第一次明确提出要“建立以档案行政管理部门为主导、各行业主管部门密切配合、档案馆（室）集中统一管理的档案资源管理架构”。所谓档案行政管理部门为主导，就是说各级档案行政管理部门要主动提出本级各类档案资源的归宿与流向、各类档案馆及档案室的布局与各自接收范围或任务分工等方面的总体设计和具体约束，以便各方面有所遵循和加以配合。所谓各行业主管部门密切配合，就是说各行业主管部门在档案资源管理方面要服从档案行政管理部门的总体设计，并配合其做好工作，不得自行其是，另搞一套。所谓档案馆（室）集中统一管理，就是各单位的各类档案由该单位档案室集中统一管理，本行政区域内各个相关单位具有永久或长期保存价值的档案，由各级各类档案馆集中统一管理。
二是对档案处置提出了明确要求：“在机构改革、企业改制、行政区划调整等过程中，有关部门要会同档案行政管理部门及时规范档案流向，妥善进行档案处置，严防档案流失”，特别是还明确指出：“对处置不善、造成档案流失的，依法追究有关单位和人员责任”。这里对在机构改革、企业改制、行政区划调整等过程中有关主管部门妥善处理档案的责任作了明确规定，对防止今后各种情况下的档案流失具有重要意义。
三是强调了档案资源的整合，要求各级“档案行政管理部门要统筹规划，支持和鼓励打破部门和条块分割，整合同一单位内不同部门、同一地区各档案馆（室）及不同地区档案馆（室）的档案资源，推动档案资源科学配置和高效利用。”这里不但提出了“推动档案资源科学配置和高效利用”这一新的要求，而且提出了3个不同层次的档案整合任务，一是整合同一单位内不同部门的档案；二是整合同一地区各个档案馆、档案室的档案；三是整合不同地区各个档案馆、档案室的档案，为档案资源整合提出了明确的方向，提供了广阔的空间。
6．《意见》对档案利用体系建设提出了一系列新措施
《意见》的第三部分，是建立健全方便人民群众的档案利用体系，共有5条。
第十条是创新服务形式。首先要求“各级党委和政府要把提供档案信息服务作为公共服务的一部分，统筹安排档案服务、政府公开信息服务和其他公共服务，努力提供一站式服务，做到便民利民”。这是以往党和国家关于档案工作的文件中所从未有过的新内容。那么，怎样才能做到这一点呢？就是各地在新建设的行政服务大厅中，要把档案利用服务、政府公开信息查阅服务纳入其中，让人民群众享受“一站式”服务的便利。其次要求“各级国家档案馆要严格按照档案法积极开展档案鉴定工作并开放应开放的档案”。第三要求各个档案馆、室创新各种形式，提供利用档案，开发档案资源，以最大限度地满足社会需要。
第十一条是强化服务功能。分别从服务对象和服务内容上对档案部门提出要求。
第十二条是加大开发力度。要求档案馆、室加强对档案的加工开发，把档案用活，让档案升值，也就是把“死档案”变成“活信息”，把“档案库”变成“思想库”。
第十三条是加快推进传统载体档案数字化。首先要求“各地区各部门各单位要把数字档案馆(室)建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化”。其次要求各个档案馆、室“大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用，对已实现数字化的档案原件妥善保管，一般不再提供利用”。同时还针对近年一些地方出现档案数字化过程中失泄密的情况，明确要求“采取措施严防数字化过程中信息丢失、外泄和秘密泄露，对涉密档案进行数字化要严格遵守保密规定”。
第十四条是促进资源共享。首先要求各级党委和政府“积极推进城乡档案信息资源共享，支持档案馆(室)把可公开的各类档案、信息上传网络，开展远程利用”。其次要求“逐步把各级国家综合档案馆已开放的档案以及各级政府的公开信息”上传到网络平台上，“真正建立起方便人民群众的档案利用体系”。同时，也针对近几年政府信息公开和档案开放过程中发生的失泄密事件，提出了“要建立健全档案信息公开发布保密审查制度，严格档案信息公开保密审查，确保公开的档案信息不涉及国家秘密和个人隐私”的新要求。
7．《意见》对档案安全体系建设提出了一系列新措施
《意见》的第四部分，是建立健全确保档案安全保密的档案安全体系，共有5条。
第十五条是加大安全保密执法检查力度。明确提出要“建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系”。
第十六条是建立完善档案安全应急管理制度。首次要求“各地区各部门各单位要建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度，制定应急预案，把档案馆(室)列入重点保护范围，确保档案安全受到危害时得到优先抢救和妥善处置，把损失降到最低限度”。这是根据近几年汶川地震、陇南事件等重大自然灾害和社会事件发生时把档案列为重要物资优先抢救而使档案免受损失的经验而提出的新要求，实行后将有效保证今后突发事件发生时档案能得到优先抢救和妥善处理。
第十七条是切实改善档案保管保密条件。
第十八条是对重要档案实行异地异质备份保管。提出了对重要档案实行异地备份保管，对重要电子档案实行异地异质备份保管的新要求。这是针对新世纪以来国内外诸多自然灾害和人为灾难中档案受损教训而提出的一项富有远见的战略要求，足以确保任何情况下档案的绝对安全，足以克服电子档案在安全方面的脆弱性和不可靠性。
第十九条是保障档案信息安全。从制度、信息系统、存储介质、网络等方面，对如何保障档案信息安全提出了要求。
8．《意见》就加大对档案工作的支持保障力度提出了新要求
《意见》的第五部分，是加大对档案工作的支持保障力度，共有4条。
第二十条是加强对档案工作的领导。要求各地区各部门各单位从以下8个方面入手，加强对档案工作的领导。一是“指定专人分管档案工作”，二是“切实把档案工作纳入本地区经济社会发展规划”，三是“纳入本部门本单位事业发展规划和年度工作计划”，四是“列入工作考核检查的内容”,五是“定期听取档案部门工作汇报”，六是“定期进行督促检查”，七是“及时研究并协调解决档案工作中的重大问题”，八是“为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面保障”。
第二十一条是完善档案事业投入机制。明确要求“各级党委政府要把档案馆建设纳入基础设施建设项目”，“科学合理核定档案工作经费”并“列入同级财政预算”。“加强对档案科研和教育工作的支持”。
第二十二条是加强档案干部队伍建设。明确要求各地区各部门各单位要“为档案干部学习培训、下基层挂职锻炼、交流任职等创造条件”,“为档案部门配备坚强有力的领导班子”；帮助档案干部“解决各种实际问题和后顾之忧”等。
第二十三条是加强档案宣传工作。对档案部门如何加强档案宣传工作提出了明确要求。
通过学习，我感到《意见》有两个突出的特点值得注意。
一是对各级领导提出了很多具体的要求，所以含金量很高。《意见》不但在开头部分就明确提出“做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责”，而且在各个部分中分别具体地对各级领导提出要求，其中：对“各级党委和政府”提出要求的共有6处（分别见第二、三、六、十、十四、二十一条）；对“各地区各部门各单位”提出要求的共有5处（分别见第六、十三、十六、二十、二十二条）；对“各级党政机关、企事业单位、社会组织”提出要求的有1处（见第四条），对“有关部门”提出要求的有1处(见第九条)。这是历来党和国家关于档案工作的文件中对各级领导提出要求最多、最全、最具体的一个文件，为各级领导如何重视、支持档案工作指出了明确的路径和办法。各级档案部门要把这些要求摘录出来，向本级党委和政府或本单位领导汇报，并根据这些明确要求争取领导的应有支持，促进档案工作的更大进步。
二是对档案部门当前的各种有效和可行做法加以总结和肯定，并且提出了一些档案部门在目前还没有实行但在今后应该和可以实行的新的意见，新意很多，亮点纷呈。例如：上面提到的对档案和档案工作地位、作用的新概括，对档案工作体制、档案资源管理架构的新提法，对各级党委政府和各地区各部门各单位重视支持工作的新要求，对加强档案资源体系、利用体系、安全体系建设的新措施，都具有鲜明的时代特色，充分反映了新形势下档案工作的新特点、新经验、新创造，具有创新性、前瞻性，充满改革精神和时代感、新鲜感。因此《意见》不但对当前的档案工作具有现实的指导性，而且对今后的档案工作具有超前的指引性，为我国的档案工作理论与实践作出了新的开拓、新的发展，是今后一个时期全面引领我国档案工作改革、全面指导我国档案工作实践的纲领性文件，对促进我国档案工作在新形势下实现新提高、更快实现档案强国目标具有重要意义。
我们一定要认真学习、大力宣传、积极贯彻、全面落实这个文件，把思想、认识、话语、行动都统一到这个文件上来，全力以赴，持续努力，把条条要求变成种种实况，把美好蓝图变成现实情景，使档案工作为实现“两个一百年”奋斗目标、实现中华民族伟大复兴的中国梦作出更大贡献！